Microsoft Excel е чудесно приложение, за да запазите данните си организирани и работещи за вас, но всички тези номера понякога могат да бъдат трудни, когато се разпръснат над твърде много електронни таблици. За щастие имате няколко вградени опции, които улесняват комбинирането на електронни таблици в отделни файлове или дори на отделни страници. Инструментите по-долу са достатъчно мощни, за да отговорят на нуждите на повечето потребители - макар че ако се окажете, че се опитвате да се справите със стотици електронни таблици, може да потърсите използването на макроси или Visual Basic.

Свързани : Как да се възползвате от овалната таблица в Excel, за да подобрите производителността си

Копиране и поставяне

Този метод звучи почти смях, но не го отхвърляйте твърде бързо. Ако просто трябва да премествате данни между няколко електронни таблици, това е най-бързият и най-прост начин - макар че е непрактично за мащабни работни места. Опциите за копиране и поставяне на Excel не идват само с един вкус! Когато копирате данните си и ги поставите, щракнете с десния бутон върху мястото, където искате да поставите, и проверете опциите "Поставяне на специални". Ето някои от най-полезните:

Стойности / формули : Ако имате цифрова клетка, изчислена с формула, можете да изберете да копирате само стойността или да запазите формулата. Опцията по подразбиране за копиране и поставяне в Excel поддържа формулата.

Transpose : Променя редове в колони и колони в редове. Това може да бъде много полезно, ако например сте получили електронни таблици от хора с различни идеи за това, къде трябва да отидат етикетите.

Поставяне на връзката : Това е удобна функция при комбиниране на данни от няколко източника. Това ще свърже вмъкнатата клетка с изходната клетка, независимо дали източникът е в една и съща работна книга или някъде другаде. Когато източникът се актуализира, вмъкнатата клетка също се актуализира, така че ако искате да комбинирате данни от електронни таблици с непрекъснато актуализиран главен лист, можете да използвате тази функция за паста, за да свържете лесно клетките.

Използвайте функцията "Преместване или копиране", за да комбинирате работни книги

Ако работите с повече от няколко работни книги / работни листове, поставянето на копия ще старее бързо. За щастие, Excel има вградена функция, която ще премести работни листове между работни книги.

1. Отворете работната книга, в която искате да преместите листовете, и работните книги, от които искате да преместите листове. Еxcel изисква работната книга източник и дестинация да бъде отворена за преместване на работни листове. Примерът по-долу ги показва и на двата екрана с помощта на опцията "Преглед едно до друго".

2. Кликнете с десния бутон върху един от листите, които искате да преместите, и когато се отвори менюто, кликнете върху бутона "Преместване или копиране".

3. Менюто трябва да ви показва падащ списък на всички отворени електронни таблици. Изберете една, за да бъдете дестинация. Изберете дали искате листът ви да бъде в началото, в края или някъде в средата на съществуващите работни листове в работната книга на дестинацията. Не пренебрегвайте квадратчето "Създаване на копие"! Ако не го проверите, листът ви ще бъде изтрит от работната ви книга източник.

4. Проверете работната си книга за дестинации. Работният лист, преместен или копиран, трябва да се показва със същото име, както в работната книга за източника, но може да има (2) или друг номер след него, ако има дублиращо се име в местоназначението.


Свързани : Полезни Excel трикове, които ще впечатлят вашия шеф

Използвайте функцията Консолидиране, за да комбинирате работни листове

Функцията "Консолидиране" е много гъвкав начин за преместване на няколко работни листа в едно. Най-хубавото е, че той автоматично разпознава и организира етикетите ви за ред и колони и обединява идентични клетки от различни листове.

1. Създайте нова работна книга или работен лист за консолидираните данни, след което отворете работните таблици на източника.

2. Отворете новата електронна таблица и отидете на бутона "Консолидиране" в раздела "Данни".

3. Забележете, че тук има няколко функции. Всяка функция ще комбинира клетки със същите етикети по различни начини - сума, средна стойност, запазване на минималната / максималната стойност и т.н.

4. Полетата под функциите ви задават въпроса къде да намерят етикетите ви. Ако имате етикети в горната или най-лявата колона, проверете съответните полета. В противен случай, вашите електронни таблици просто ще се разбият заедно като копие-паста.

5. В полето "Създаване на връзки към изходни данни" ще има клетки в целевата ви таблица, които да посочват тези в електронните ви таблици, така че данните да се актуализират автоматично.

6. Натискането на бутона "Преглед" отваря файла ви. Изберете електронната таблица, която искате да консолидирате.

7. Щракнете върху бутона "Справочник" и отворете електронната таблица, която сте избрали. Тук можете да маркирате данните, които искате да се слеят.

8. Натиснете клавиша Enter и след това бутона "Add". Това трябва да постави избраните данни в списък за сливане.

9. Повторете горните стъпки за толкова работни листове / работни книги, колкото искате да комбинирате.

10. Кликнете върху "OK", за да комбинирате избраните данни в новата електронна таблица и да проверите дали тя работи правилно.

заключение

Тези методи съчетават удобен за потребителя интерфейс с прилично количество енергия. Няма много работни места, които тези три инструмента, в някаква комбинация, няма да могат да се справят и не изискват експерименти с VB код или макроси. Както при всички неща в Excel, обаче, това помага доста, ако данните ви са добре организирани, преди да започнете - да именувате логически своите работни книги и работни листове, да проверявате как вашите редове и колони са изложени по начина, по който искате и да сте сигурни, референтни линии!

Кредит на изображението: Лаптоп в офиса и графичен анализ на електронни таблици от DepositPhotos