Създаването на падащ списък във вашата електронна таблица в Excel може да ви помогне да увеличите ефективността на работата си. Това може да е полезно, особено когато искате колегите ви да предоставят определена информация, която може да е от значение за компанията. С помощта на падащия списък на Excel можете да контролирате точно това, което може да бъде въведено в клетка, като давате възможност на потребителите да избират от предварително определен списък.

Когато добавите падащ списък към клетка, до него ще се покаже стрелка. Кликването върху тази стрелка ще отвори списъка и ще даде на потребителя възможност да избере един от елементите в списъка. Това не само ще ви спести място в електронната си таблица, но и ще ви направи да изглеждате като суперпотребител и да впечатлите колегите и шефа си. Ето поетапно ръководство за това как да създадете падащ списък в Excel.

Свързани : Полезни Excel трикове, които ще впечатлят вашия шеф

Стъпка 1: Определете съдържанието на списъка си

1. Отворете нов работен лист в Excel и сложете съдържанието, което искате да се показва в списъка ви. Уверете се, че всеки запис заема една клетка и всички записи са вертикално изравнени в същата колона. Също така, уверете се, че няма записани празни клетки. В нашия случай в падащото меню ще се отвори списък с градове, от които да избирате.

2. След като приключите със сглобяването на списъка, маркирайте всички записи, щракнете с десния бутон върху тях и изберете "Define Name" от менюто, което ще се появи.

3. Ще се отвори нов прозорец с заглавие "Ново име". Изберете име за вашия списък и въведете същото в текстовото поле "Име".

4. Кликнете върху "OK".

Стъпка 2: Добавяне на падащия списък в електронна таблица

Следващата стъпка е да добавите падащия списък към електронна таблица. Ето как да го направите.

1. Отворете нов или съществуващ работен лист, където искате да поставите падащия списък.

2. Маркирайте клетката, в която искате да поставите падащия списък. Кликнете върху раздела "Данни", след което намерете иконата "Валидиране на данни" в секцията "Инструменти за данни" и кликнете върху нея.

3. Ще се покаже поле за потвърждаване на данни, което има три раздела: Настройки, Въвеждане на съобщение и Сигнал за грешка. В раздела Настройки изберете "Списък" от падащия списък "Стрелка". В долната част на прозореца ще се появи нова опция "Източник". Кликнете върху текстовото поле и след това въведете знак "=", следван от името на падащия списък. В нашия случай трябва да чете =cities .

Папките "Ignore blank" и "In-cell dropdown" се проверяват по подразбиране. С отметката на Игнорирана празна клетка означава, че е добре хората да напуснат клетката празна. Но ако искате всеки потребител да избере опция от клетката, махнете отметката от квадратчето.

4. Щракнете върху OK. Това е. Добавихте падащ списък в електронната си таблица.

След завършването му можете да продължите към раздела "Входящо съобщение".

Стъпка 3: Задаване на входно съобщение за проверка на данните (по избор)

Понякога може да искате да се появи съобщение (с описание), когато се кликне върху клетката, съдържаща падащия списък. В такъв случай ще трябва да кликнете върху полето "Показване на входно съобщение" в раздела "Входящо съобщение". Ще трябва да попълните заглавието и входното съобщение в съответните им полета. Вашият падащ списък сега изглежда като нещо като следващото изображение.

Последният раздел е за сигнала за грешка. Веднъж дефиниран, този изпраща съобщение за грешка, ако някой въведе невалидни данни - данни, които не са в списъка.

Обобщавайки

Падащите списъци са много често срещани в сайтовете и са много интуитивни за потребителя. Тяхната универсална природа ги прави полезни в почти всички индустрии. Независимо дали става въпрос в проучвания, в бизнеса или дори в училищата, винаги ще откриете необходимостта от използване на падащите списъци на Excel.

Беше ли полезна тази статия? Чувствайте се свободни да коментирате и споделите.