Тази статия е част от серията на Google Office Suite:

  • 5 Основни съвети и трикове за Google Документи, които трябва да знаете за
  • 5 съвета и трикове за Google слайдове, които трябва да опитате
  • Как да използвате Google Таблици: Основни съвети за стартиране

От самото начало на Windows, Microsoft Excel е програмата Go-to за разтърсване на числа, електронни таблици, фактури и всички други неща в живота, които искате да бъдат организирани в безкрайни решетки и колони.

Но тъй като облакът дойде на видно място, Google Sheets се превърна в предпочитана програма за много хора. Тя може да не е толкова богат на функции като Excel, но има много повече от нея, отколкото за пръв път.

Ето някои съвети и трикове за използването на Google Таблици, които трябва да гарантират, че ще започнете безпроблемно.

Свързани : 10 Добавки за Google Таблици, които трябва да имате предвид

1.Импортирайте данни от друга електронна таблица

Можете лесно да зададете на Google Таблици да импортират динамично данни от една от електронните ви таблици в друга. Това е идеално, ако искате да покажете сумата от определени резултати в една електронна таблица или ако искате да преместите цяла част от таблицата. Обърнете внимание, че това не е същото като копирането на данни, тъй като, когато актуализирате данните в оригиналния лист, той ще се актуализира и в този, с който импортирате.

Формулата за това е известна като ImportRange и изглежда по следния начин:

 = ImportRange ( "1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SHEETNAME A1: D200")

Дългият загадъчен код е името на URL на електронната ви таблица, която ще намерите в лентата за адреси след "електронни таблици / d /". Където се казва "SheetName" по-горе, трябва да замените с името на точния лист, от който импортирате данни, след което битът след удивителен знак представлява диапазона от редове / колони, от които искате да изтеглите данни.

2. Замръзнете редове и колони

Когато създавате електронна таблица, в почти всеки случай, вие ще искате да имате определена информация, която да се показва на екрана по всяко време. Например, ако държите разделите на работата си на свободна практика, ще искате да имате постоянно показвани информация за заглавката, като "Платена сума", "Дата на фактурата" и "Уебсайт", дори когато прелиствате надолу по страницата.

За да направите това, ще трябва да "замразите" реда или колоната, които искате винаги да се показват на дисплея. Просто кликнете върху "View -> Freeze", след което изберете броя редове или колони, които искате да замразите. Ако изберете клетка, преди да кликнете върху "Преглед", ще получите възможност да замразите всеки ред или колона до тази клетка.

3. Създавайте формуляри, използващи Google Таблици

Малко известна, но брилянтно стабилна характеристика на Google Таблици е опцията за създаване на формуляри и въпросници. Отворете нов Google Sheet, кликнете върху "Инструменти -> Създаване на формуляр" и ще бъдете отведени до фантастичното приложение за създаване на формуляри на Google.

Това е доста просто да се използва. Давате формуляр заглавие и описание, въведете въпрос, където пише "Untitled Question", а след това кликнете върху "Multiple choice", ако искате да промените формата, където хората могат да отговорят (многообразие, отметки, падащи менюта и т.н.),

В горната дясна част на формулярите ще видите и тройка от опции, които ви позволяват допълнително да персонализирате външния вид на въпросника си.

4. Поставете изображение в клетка

Преди да получите всички умни и да посочите, че вмъкването на изображения в Google Таблички е просто въпрос на кликване върху "Вмъкване -> Изображение", добре, не съвсем. Ако използвате този метод, тогава изображението се показва над горната част на електронната ви таблица, а не правилно поставено в клетка.

За да вмъкнете изображение направо в клетка, кликнете върху клетката, след което въведете =image("URL of the image you want to insert") . По подразбиране изображението ще запази своето съотношение, докато се адаптира към размера на клетката, но има няколко варианта, които можете да направите във формулата, за да получите изображението / клетката, който искате.

  • =image("URL of the image", 2) - преформатира изображението така, че да съответства на съществуващия размер на клетката
  • =image("URL of the image", 3) - изображението запазва първоначалния си размер, без да променя размера на клетката

5. Бързо добавяне на номера

Това е класическа функция за електронни таблици и въпреки това странно лесно да се забрави. За щастие, Google Sheets прави нещата сравнително лесни за вас. Ако искате бързо да добавите числата в ред или в колона, просто маркирайте всичко, което искате да изчислите, като използвате левия бутон на мишката, и веднага ще видите сумата от тези числа в долния десен ъгъл на Google Таблици.

След това можете да кликнете върху сумата в долния десен ъгъл и ще получите списък с опции, вместо да погледнете средния, най-малкия брой, най-големия брой и т.н.

Ако искате да имате клетка, показваща сумата от група фигури в ред или колона, кликнете върху клетката, където искате да се показва общата сума, след това въведете =sum(A1:A13) където A1 и A13 са клетките където искате номерата да се добавят.

6. Условно форматиране

Няма нищо като малко цветово кодиране, за да се опростят всички данни от листа, показани пред вас. За да зададете автоматични правила за форматиране и оцветяване на клетки, кликнете върху "Форматиране -> Условно форматиране".

В панел отдясно ще видите куп "Правила за условните формати". Тук можете да получите електронната си таблица, за да я оцветите автоматично в червено, например, ако е празна (чудесен начин да знаете веднага, ако имате нужда да преследвате никого за просрочени плащания) или да боите клетки, съдържащи определена дума по ваш избор.

Тук има много възможности, така че отидете на дивата природа! Вашата електронна таблица е вашето платно.

7. Добавяне на опция Dropdown към клетката

Да приемем, че искате да ограничите съдържанието на клетка само до две (или повече) стойности. Най-добрият начин да приложите това е да добавите опция за разгъване. За да направите това, ще трябва да създадете нов лист, за да задържите стойностите на опциите.

1. Създайте нов лист, като кликнете върху иконата "+" в долната лента с инструменти.

2. В новия лист въведете стойностите на опциите си в първата колона.

3. Върнете се в първия лист (или листа, върху който работите), изберете клетката, в която искате да вмъкнете падащото меню.

4. Кликнете с десния бутон върху него и изберете "Validation Data" (в края на контекстното меню).

5. В полето "Критерии" изберете "Списък от диапазон" и изберете полето "Лист", колони и клетки в полето "Данни". Проверете опцията "Показване на падащия списък в клетката".

6. Щракнете върху OK. Сега трябва да видите полето Dropdown, където можете да ограничите съдържанието на клетката до определен диапазон от стойности.

заключение

Идеалната ситуация, в която да се намирате с електронна таблица, е да имате цял куп правила, които автоматизират неща като кодиране на цветовете и изчисления, така че да можете да работите възможно най-бързо и ефективно. Надяваме се тези пет съвета да ви помогнат да постигнете това, да направите информацията, съдържаща се в нея, много по-ясна и да подправят понякога стерилния процес на управление на електронна таблица.