Едно от по-големите ползи за работата върху документ в облака е способността да го споделяте в реално време. Вече не трябва да предавате редакции, за да се опитате да поддържате съгласуван документ; сега всеки може да чип в същия документ и дори да го редактира по едно и също време. Докато са много полезни, има проблеми, които естествено възникват с много хора, които редактират един и същ документ. Един ден може да отворите документа, за да откриете, че са настъпили много редакции, някои от които не сте съгласни!

За щастие, с всеки добър софтуер, който позволява съвместно редактиране, има начин да разберете кой е направил какви промени и да върне обратно на предишна версия. Ето как да го направите в Google Документи.

Преглеждате редакциите

В този пример ще анализираме документ, подложен на редакции. Някой се опита да добави изображение към тази статия за Тутанкамон, но по този начин те случайно изтриха един абзац над образа, който обсъжда ранния му живот и родителите му.

За щастие все още можем да възстановим този параграф, въпреки че е изтрит. Първо кликнете върху "Файл", след това върху "Вижте историята на ревизиите". Можете да натиснете клавишната комбинация "Ctrl + Alt + Shift + H", въпреки че това може да е трудно за запомняне!

Ще се появи историята на ревизиите. Това, което се случва тук, е, че Google Документи "помни" различните състояния на статията, както е писано. Той също така регистрира кой е написал вписването, така че можете да погледнете назад и да видите кой е редактирал документа.

Ако преминем през историята, можем да видим, че нашият документ беше редактиран от Павел:

Можем да кликнете върху всяка версия, за да видите промените, направени в тази версия на историята на документа. Имайте предвид, че трябва да кликнете върху отметката "Показване на промените" в долната част на историята на ревизиите, за да ги видите.

Когато разглеждате промените в ревизията, всеки редактиран текст ще бъде оцветен в същия цвят като потребителя, който го е редактирал. В този случай цветът на Павел е пурпурен, така че всичките му редакции ще се появят в лилаво. Цветният текст с линията през него е това, което потребителят е изтрил, докато цветният текст без линията през него е това, което се добавя.

Като преглеждаме редакциите, можем да видим момента, в който Павел неправилно изтри нашия параграф:

Сега, когато знаем кога е направена редакцията, е време да я възстановим!

Възстановяване на ревизии

Първо, ще изберем ревизията точно преди изтриването на параграфа.

Сега в горния ляв ъгъл има бутон "Възстановяване на тази ревизия". Кликнете върху това.

След това кликнете върху "Възстановяване" в изскачащия прозорец, който се показва.

Документът вече се връща обратно в старото си състояние. Обърнете внимание, че всички ревизии, направени след момента на това конкретно преразглеждане, все още се запазват. Връщането към по-стара версия няма автоматично да изтрие или презапише ревизиите, които са се появили след това. Можем да използваме това, за да прехвърлим съдържанието, добавено в по-новите версии, в това, за да можем да запазим изтрития абзац, като същевременно се уверим, че работата на сътрудника ни все още е непокътната.

Функцията "Предложения" на Google Документ

В бъдеще, ако искате да избегнете тези главоболия, кажете на авторите си да активират "режим за предложение". Можете да направите това, като кликнете върху квадратчето в горния десен ъгъл, където се казва "Редактиране", и го променете на "Предложете". от писането, няма начин да принудите авторите да използват този режим, така че ще трябва да ги помолите ръчно да го направят. Ако и двамата редактирате файла по едно и също време, можете да го направите през чата на документа.

Когато хората редактират документа с активирани предложения, промените ще се показват като предложение, а не като реална промяна. Това означава, че не можете физически да изтриете текст; ако се опитате, Google Документи просто ще маркира текста за изтриване. По същия начин, ако добавите нещо, Google Документи ще го добавите като предложено допълнение към статията. Екранът на всяка редакция ще се появи вдясно и ще позволи на автора да обясни техните редакции, ако искат.

За да станат промените "реални", те трябва да бъдат приети или отхвърлени. Това се прави от квадратчетата, които се появяват вдясно от всякакви промени.

Ако кликнете върху квадратчето за отметка, редактирането се приема и внедрява в правилния документ. Ако кликнете върху символа кръст, промяната се връща към онова, което е първоначално. В горния пример, ако нашият сътрудник използваше предложения за редактиране, бихме могли да приемем заявката за добавяне на техния имидж и параграф и отхвърлихме искането за изтриване на нашия собствен параграф. Много по-лесно!

Редактиране на редакциите

Когато работите съвместно с други хора, може да ви е трудно да видите важни части, случайно изтрити или променени. С историята на ревизиите можете да преместите последното идеално състояние на документа и да го върнете обратно. Още по-добре, при включен режим "Предложения", можете да преминете през всяка промяна и да я одобрите или отхвърлите, както сметнете за подходящо.

Използвате ли редовно Google Документи за съвместна работа по документи? Кажете ни по-долу!