Spreadsheet е един от инструментите, които трябва да имате за днешната работна среда. Хората го използват, за да организират всичко и всичко от обикновения списък за пазаруване в две колони до сложния многопластов многофазен бюджет на компанията. Но поне една употреба не върви добре с електронна таблица: организация на данните. По-добро решение за управление и организиране на сложни данни използва база данни.

Причината, поради която много потребители на електронни таблици не искат да докоснат база данни, е "страшното и сложно" изображение, което хората имат за него. За щастие, има Airtable - модерна база данни базирана на релационни бази данни с прост подход за електронни таблици, който може да ви помогне да организирате почти всякакви данни. Тя позволява сътрудничество, така че да можете да работите в база данни с колегите си и да се синхронизирате между устройствата чрез браузър и мобилни приложения, за да поддържате данните актуални.

Ако сте запознати с Microsoft Access на Windows или Filemaker Pro на Mac, няма да ви притеснява, защото Airtable трябва да бъде по-лесен за използване. За тези, които са нови за концепцията на базата данни, Airtable ви предоставя стъпка по стъпка ръководства и видео урок, за да ви помогне да ускорите.

Стартирайте Бързо с шаблони

Единственото нещо, което трябва да направите, за да започнете да използвате Airtable, е да се регистрирате за безплатна сметка. Той идва с неограничени бази и неограничени сътрудници, с лимит от 1200 записа на база и 2GB прикачен файл на база. Има платени планове за надграждане за тези, които се нуждаят от повече, но свободният план ще бъде повече от достатъчно за повечето лични потребители.

За да ви помогнем да започнете възможно най-скоро Airtable ви предоставя шаблони. След процеса на подписване, той ще ви помоли да изберете най-малко три примера за използване на базата данни. Наличните опции варират от проследяване на проекти до инвентаризация на лимонада, от календара на блога до сватбеното планиране.

За тези, които не са запознати с базата данни, най-бързият начин да започнете е да използвате съществуващите примери и да ги промените според вашите нужди. Отворете един от избраните от вас примери и се огледайте наоколо, за да се запознаете. Но ако сте ветеран, можете да направите директно създаването на нова база данни, като кликнете върху иконата "Plus (+)".

Като пример, нека да отворим базата данни за Ръководство за Проучване. Това е персонализирано, за да помогне на студентите да следят своите уроци. Измамно простият интерфейс на електронната таблица крие много мощни функции. Можете да добавяте и персонализирате редове и клетки според вашите нужди, да поставяте носители като прикачени файлове в отделен ред, да добавяте и изтривате таблици, за да проследявате други учебни предмети, за да учите, да добавяте персонализирани изгледи и др.

Но вместо да ги обяснявате един по един, по-добре е да ги изпробвате сами и да почувствате как работи всичко. За да ви помогнем да кликнете върху цветните кръгове в долната дясна част на екрана, те ще ви покажат стъпките за постигане на нещо.

Можете например да въведете данните си с формуляр вместо с електронни таблици, като кликнете върху иконата "Разгъване" до номера на реда.

Също така можете да създадете персонализиран формуляр, който можете да споделяте с приятелите си, а входът им ще попълва автоматично базата данни. За да направите това, кликнете върху "Главен изглед" и изберете "Форма."

След това персонализирайте формуляра и кликнете върху "Споделяне". Ще получите връзка, която можете да споделяте с други хора. Използвайки примера с ръководството за изследване по-горе, можем да използваме споделянето на формуляри в изследователска група, където всеки член може да допринесе за дадена тема.

Защо Airtable?

Използването на Airtable вместо приложения за бази данни за настолни компютри има няколко предимства, като например:

  • Това е в облака, така че всичко е домакин и подкрепено, без да трябва да правите нищо. Данните ви винаги са безопасни и достъпни, стига да можете да се свържете с интернет.
  • Поддържа мулти-потребител, така че можете да си сътрудничите с другите в популацията на данните си и да постигнете повече за по-малко време.
  • Интуитивен и лесен за настройване. Новите потребители могат да започнат за нула време, без да се налага да губят време с кривата на обучение.
  • Той може да се персонализира с много видове полета, от които да избирате. Можете да създадете почти всяка база данни според вашите нужди.
  • Тя е базирана на браузъра, така че не е нужно да изтегляте нищо. Тя също е плавна и може да бъде отворена навсякъде и има приложение за iOS (и бета версията за Android) за тези, които работят с мобилното си устройство.
  • Той поддържа интеграции с тонове други приложения като Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram и много други.

И най-големият въпрос от начинаещите потребители е защо те трябва да използват база данни вместо електронна таблица. Простият отговор е, че база данни е по-подходяща за организиране на голямо количество данни, а електронната таблица е по-добра, ако правите много изчисления.

Този бърз преглед на Airtable едва долавя повърхността на това, което може да направи. Моето предложение е да продължите и да опитате Airtable. Безплатно е. След това споделете вашите мисли и мнения в коментарите по-долу.