Dropbox е фантастичен инструмент за производителност на базата на клауд, който ви дава офлайн съхранение и достъп до вашите материали навсякъде, където можете да стартирате браузър. Но неприятностите с файловите сметища от всякакъв вид са, че те могат да бъдат много дезорганизирани, ако не сте много внимателни.

В тази статия разглеждаме как да освежите вашата Dropbox и да я превърнете от куп неща в организиран ресурс.

Ресурс срещу несигурност

Има значителна разлика между куп неща и ресурс. Някои хора, например, имат огромни купчини затрупвания около бюрата си и ще кажат, че трябва да ги пазят, защото някъде там има важна информация.

Очевидно това не е идеално и масово неефективно. Нещата, които имате, не са ресурс, ако нямате достъп до никоя от тях. Библиотеката е ресурс, но купчината от разписки, софтуерни ръководства, разпечатки и кабели до бюрото е просто бъркотия.

Разбира се, това става двойно в дигиталната епоха, когато бъркотията се промъква в компютри и офлайн съхранени облаци.

1. Намалете неудобството

Първо, освободете пространство - преминете през всеки файл в Dropbox и изтрийте всичко, което е неактуално, неуместно или дублирано. Очевидно, ако имате само няколко файла, това е лесно да се направи ръчно.

Добър съвет е да сортирате файловете във всяка папка с "Modified", като кликнете върху главата на колоната. Понякога е по-лесно да видите кои файлове са затрупани и които се използват, като си отбелязвате колко често имате достъп до тях. Това е безопасно да се каже, ако файл не е бил докоснат за две години, вероятно не го използвате вече.

Добра стратегия е да използвате приложение за управление на трети страни като JoliCloud, за да ви осигурим малко по-добър достъп до файловите данни и да улесните организирането му. Влезте с вашия Facebook или Google ID за достъп.

След това, след като сте в, можете да добавите други профили за съхранение в облака, за да станете решение "всичко в едно" за управлението на облака.

Докато говорим за файлове, ето един професионален съвет: в Dropbox има скрита функция, тъй като съхранява "история" или предишни версии на файлове. Кликнете с десния бутон върху всеки файл и можете да възстановите предишна версия. Това е удобно, ако случайно презапишете файл, копирайки го на предишна версия, докато се движите около нея.

Направете папки и групирайте файловете си по тип. Ако вече имате папки в Dropbox, помислете за създаването на нови Основни папки и плъзнете и пуснете съществуващите папки в тях. Стремете се да запазите всичките си папки на един екран, тъй като превъртането нагоре и надолу губи време. За видеоклипове, аудио, графики и т.н., уверете се, че заглавявате основните си папки по подходящ начин.

Ако имате стотици файлове в много папки, може да се наложи да работите по-умно и да използвате инструменти за подпомагане на процеса.

2. Намерете дубликати

Потребителите на Android са много щастливи в това отношение. Приложението Unclouded ви позволява да влезете в облачното си пространство (и това е облачно пространство като Dropbox, но също и Google Диск, Onedrive, Box и Mega) и да получите много статистически данни и информация, които не са достъпни за вас като стандартен потребител на Dropbox, файловите размери например.

При нормални обстоятелства в Dropbox можете да виждате размерите на файловете само ако кликнете върху файловете и само тогава размерът се показва вдясно от файла в заглавката. Много странно.

Очевидно най-важното нещо с намаляването на използването на пространството е търсенето на дубликати. Същият файл в две различни директории ненужно заема два пъти по-голямото пространство. Това може да означава разликата между това, че сте в състояние да продължите да използвате Dropbox безплатно и трябва да пролеете за сметка Premium.

Потребителите на Windows и Mac биха искали да опитат настолно приложение като Easy Duplicate Finder (EDF), за да намерят дублирани файлове. EDF ви позволява да влезете в профила си в Dropbox и да изберете папките, които искате да включите и изключите.

След това можете да търсите в папките и ще получите отчет за файловете, които са дублирани.

3. Споделете и разделете

Друго нещо, което може да се опитате да изчистите нещата, е прекъсването на връзката с споделените файлове. Първоначално не е очевидно, но файловото ви пространство в Dropbox се състои от файловете, които сте качили лично, и файловете в пространствата на други хора, които са споделени с вас. В реално изражение споделените файлове се "копират" във вашето пространство, въпреки че те се предполагат, че са свързани, защото разпределението на файловете се брои спрямо вашето общо количество.

За да проверите колко място сте привързали в споделянията, кликнете върху името на профила си (с изображението на вас), след това върху Настройки и след това върху раздела Сметка. Той ще покаже как са подредени файловете ви и колко сте споделили.

Проверете свойствата за споделяне на отделни файлове, като кликнете с десния бутон и след това ги споделите. Кликнете върху падащото меню до името си и кликнете върху "премахване на моя достъп", за да прекъснете връзката с файловете, като освободите място.

Също така можете да проверите споделените от вас файлове (за целите на сигурността може да искате да отмените достъпа), като кликнете върху връзката Споделяне

и "Връзки" в менюто отляво:

заключение

Така че, използвайки всички тези техники може да ви спести място (и следователно пари) и да направите вашата Dropbox по-ефективна, като намалите броя на файловете, споделените файлове и дублиранията и като реорганизирате файловете и папките си.

Ако сте се радвали на тази статия или имате някои допълнителни съвети за използването на Dropbox, за да споделите с нас, моля, уведомете ни в коментарите по-долу.