Много потребители на интернет са се обърнали към уеб базиран имейл и го използват като основно средство за електронна комуникация. Някои корпорации дори са възприели решения за "изчислителни облаци", при които изпращането и извличането на имейли се обработват от външна фирма. Въпреки това, има много причини, поради които даден потребител все още предпочита традиционния имейл клиент. Поради това дори и горепосочените уеб базирани имейл услуги често предлагат POP3 и / или IMAP услуги.

KMail, имейл клиент на KDE, е солиден и все още много популярен избор за тези, които все още предпочитат да получават своите имейли на работния си плот, дори когато са офлайн. Тя е част от пакета Kontact PIM (Personal Information Management) и предлага много полезни и уникални функции. Сред тези функции е възможността за създаване на модерни шаблони за електронна поща.

Бизнесът и организациите в частност ще намерят това полезно. Да предположим например, че фирмата Ви получава онлайн поръчки и трябва да изпратите персонализирани отговори на всеки клиент. Повечето от имейлите, които изпращате, ще съдържат идентична информация, но името и друга информация за контактите трябва да бъдат различни. KMail ви позволява да създавате такива шаблони и дори да програмирате KMail, за да ги използвате в определени ситуации.

За да започнете да създавате шаблон, направете следното:

1. В менюто кликнете върху " Настройки "

2. Щракнете върху " Configure KMail "

3. Кликнете върху бутона " Композитор "

4. В горната част кликнете върху раздела " Потребителски шаблони " (Можете също да редактирате текущите шаблони в раздела "Стандартни шаблони")

5. В горния ляв ъгъл има текстово поле. Въведете името на шаблона си и кликнете върху бутона плюс, за да го създадете

6. В долния десен ъгъл, където пише " Тип шаблон ", изберете вида, от който се нуждаете. Ако това ще бъде за нови съобщения, оставете го на "Universal"

7. В долната част кликнете върху " Вмъкване на команда "

Ще се покаже меню с няколко опции: Първоначално съобщение, Текущо съобщение, Процес с външни програми и Разни. За този пример ще създадете съобщение за отговор.

8. От менюто "Current Message" изберете " Time " и натиснете два пъти Enter

9. От "Текущо съобщение" изберете " Ден на седмицата " и след това изберете "Дата"

10. След това прескочете няколко реда и напишете думата " Уважаеми ", последвана от интервал

11. Върнете се в менюто "Оригинално съобщение" и кликнете върху " Име на поле "

12. Напишете "Нашите записи показват, че сте се свързали с нашия отдел за продажби", въведете интервал, а след това от менюто "Original Message" изберете "Date"

13. Пропуснете няколко реда и от менюто "Текущо съобщение" въведете изявление за затваряне, последвано от вашия подпис

14. Накрая пропуснете още няколко реда и въведете " % QUOTE "

Крайният шаблон за отговор ще изглежда така:

00:00 ч
Неделя 03 януари 2010 г.

Уважаеми Да-и-така,

Нашата документация показва, че сте се свързали с нашия отдел продажби в неделя 03 януари 2010 година.

Тяло на вашето послание

Вашето затваряне и Подпис

Цитирано оригинално съобщение

Това е основен шаблон, за да ви даде представа за гъвкавостта, която имате с него. Можете да създадете няколко шаблона за различни ситуации и получатели. Когато получите имейл, който изисква отговор с един от шаблоните, които сте създали:

1. Щракнете с десния бутон върху съобщението

2. Изберете "Отговор"

3. Преместете надолу до "Отговор с персонализиран шаблон"

4. Изберете вашия шаблон

Също така, ако създавате ново съобщение:

1. Кликнете върху "Файл" в горното меню

2. Изберете "Ново"

3. Изберете "Съобщение от шаблон"

4. Щракнете върху вашия шаблон.

Както споменах по-рано, можете да приложите определени шаблони към конкретни получатели на имейли. Най-лесният начин да направите това е да създадете папка за получателите на конкретен шаблон и след това да създадете филтър, който автоматично премества всяко съобщение до или от конкретен имейл в тази папка (Ще научим как да създадем филтър следващата седмица). Накрая направете следното:

1. Кликнете с десния бутон върху новата папка

2. Кликнете върху "Properties"

3. Щракнете върху раздела "Шаблони"

4. Проверете "Използвайте шаблони за персонализирано съобщение в тази папка"

5. Променете дадените шаблони или копирайте и поставете персонализираните шаблони, които сте направили по-рано.

След като създадете своите шаблони, използването им е само въпрос на няколко кликвания. Можете също да се върнете и да ги ощипвате, когато имате нужда от нещо, което да се промени. С персонализирани шаблони, каквито и да било дейности на бизнеса или електронната поща, които сте извършили, които веднъж изглеждаха труден, сега ще вървят плавно и бързо.