Проектирането на документи в Word може да бъде комбинация от невероятно лесна и болезнено трудна. Някои задачи са безболезнени, докато движещите се изображения около документ са минно поле с неочаквани последици.

Ако работите често със същите типове документи, може да се окажете, че правите същите стилистични ощипвания отново и отново, но можете да спестите проблеми. Лесно е да запазите съществуващ документ на Word като шаблон, запазвайки стила и стартовия текст за нови документи. Можете също да създадете шаблон от самото начало, на който да можете да създавате нови документи.

Стилирането правилно в Word

Преди да говорим за шаблони, трябва да поговорим за правилния начин за стил на текста в Word. Ако не използвате Стилове в Word (напр. Директно оформяне на текст), имате два проблема.

Първо, правиш всичко по възможно най-трудния начин. На второ място, шаблоните ви ще имат само ограничена полезност. Създаването на заглавия чрез избиране на текст, коригиране на размера на шрифта до 24 и превръщането му в получер шрифт (а след това го отмените в следващия ред!) Е разочароващо губене на време.

Не правете това за себе си! Инвестирайте десет минути, за да научите как работи стилните инструменти на Word и ще спестите часове в дългосрочен план. Ето някои основни съвети за стилизиране:

  • Винаги използвайте заглавия и нормален стил като част от документ. Можете да го намерите в секцията "Начало" на лентата в секцията "Стилове".
  • Докато изучавате въжетата, започнете със съществуващите стилове и ги презапишете с предпочитания от вас избор за избор на стилове. Съществуващите стилове ви позволяват да настроите "структурата" на вашите документи, което е от решаващо значение за шаблоните.
  • За да коригирате съществуващ стил, подредете текста директно, докато той изглежда така, както искате, кликнете с десния бутон върху стила, който искате да смените, и изберете "Обновяване [Стил], за да съответствате на избора." Можете също да кликнете с десен бутон върху стила и изберете "Модифициране", но това може да е малко по-трудно, за да се оправи.
  • Вместо да натискате два пъти под заглавие, използвайте секцията "Парола", за да получите правилното разстояние на текста.
  • Получете допълнителни опции за текста, като например разстоянието между буквите, от менюто "Font", като кликнете върху малката стрелка в долния десен ъгъл на менюто "Font" на лентата. Същият трик работи за всяко меню с панделки!

Запазване на шаблона ви

Щом създадете шаблона си или отворите документа си, можете да го запазите като шаблон за Word, за да го използвате по-късно.

1. Кликнете върху "Файл", след това изберете "Запиши като" от менюто вляво.

2. В Office 2016 кликнете два пъти върху "Този компютър". В други версии на Word, щракнете двукратно върху "Компютър".

3. Въведете желаното име за вашия шаблон в полето за име на файл. Използвайте пространства и главни букви, за да изглеждате добре; ще видите това шаблово име по-късно в избора на шаблони на Word.

4. Щракнете върху падащото меню на формат и изберете "Шаблон на Word (* .dotx)" от списъка.

5. Office автоматично ще се придвижи към папката по подразбиране за персонализирани шаблони на Word на вашия компютър. Кликнете върху бутона "Запазване", за да запазите новия шаблон.

Отваряне и използване на вашия шаблон

След като запазите шаблона си, ще искате да създадете нови документи с него. Вярно с името, създаването на нов документ с този шаблон няма да промени самия шаблон. Ще създадете нов неспасен документ, като копирате от стила и настройката на документа от шаблона.

Разбира се, ако е необходимо да редактирате шаблона по-късно, можете да отворите нов документ с шаблона, да направите промените си, след което да запазите редактирания шаблон над горната част на оригинала, като презапишете остарялата версия.

1. За да създадете нов документ, изберете "Файл", след това "Нов".

2. Кликнете върху "Лични" до "Представени", за да видите запазените шаблони. Не кликвайте върху "Лични" под "Предложени търсения", които ще търсят онлайн шаблони.

3. Щракнете върху шаблона, за да отворите нов документ със същия стил.

заключение

Шаблоните ще запазят съществуващия стил, както и текста. Това може да ви даде основен крак, когато попълвате формуляри или създавате подобни документи редовно. Ако създавате много документи със същото основно оформление или стартово съдържание често, шаблоните са основно време и нестабилен печат.

Те също така създават последователност между документите и организациите. Чрез споделянето на шаблонен файл можете да гарантирате, че другите хора във вашата компания, отдел или екип спазват същите правила за оформяне като вас. Той може също така да ви насърчи да правите атрактивен дизайн по-често. В края на краищата, ако вече имате шаблон, който е готов за работа, не е нужно да губите време, когато проектирате атрактивен документ от всякога. И добре проектираните документи впечатляват всички, от кабинетите до шефовете на инвеститорите.