Това е гост-публикация от Anders Vinther (Easy-Email.net)

Тези дни повечето хора използват ежедневно разнообразие от електронни устройства - компютри, смартфони, iPad - това е името ви. Мисля, че единственият човек, който е използвал само един компютър, е моята майка.

Всички знаем колко е трудно да поддържате информацията си актуална и лесно достъпна, когато имаме нужда от нея. Ако сте нещо като мен, не искате да не забравяте да актуализирате USB ключа си, преди да напуснете офиса или да изпратите имейл от работния си имейл адрес до вашия личен имейл адрес ... най-често дори не знаете какво ще имаш нужда.

Не би ли било чудесно да можете да актуализирате всичките си файлове, маркери, имейли, пароли, контакти и календар, независимо къде сте, или кой компютър или устройство използвате? Ето пълното ръководство за синхронизиране на вашия цифров живот. Задайте го веднъж и след това забравете за него, всичко е автоматично! Ще ви отнеме малко време, за да го организирате отпред, но оттогава ще ви спести толкова много време.

На първо място трябва да отговорим на въпроса: какви са градивните елементи, които изграждат вашия цифров живот?

Аз го намалих до:

  1. Документи
  2. електронна поща
  3. Контакти и календар
  4. Интернет маркери
  5. Паролите

1. Синхронизирайте документите

Искате да създадете документ на вашия офис компютър, да го запишете, преди да се приберете у дома, и след това да го редактирате на вашия домашен компютър в 3 сутринта, когато сте имали тази блестяща мозъчна вълна.

Също така искате да можете да получите този липсващ документ, докато посещавате клиент - дори ако не сте довели компютъра си.

Как го правиш

Съществуват няколко различни опции за синхронизиране на файлове. Dropbox е моят предпочитан избор. Дълго се обсъжда тук, затова ще го оставя кратко.

Вие инсталирате малка програма на вашия компютър. Създава се нова папка и всичко, което поставяте в тази папка, се синхронизира автоматично с всяко друго притежавано от вас устройство. Освен това можете да осъществите достъп до файловете си от интернет браузър, като влезете в сайта Dropbox.

Той е мъртъв лесен за използване! Можете дори да споделяте папки с други хора, така че не е нужно да се съхранява по имейл различни версии на документ.

Къде да го получите и цена:

Отидете на www.dropbox.com и се регистрирайте.

Получавате първите 2GB безплатно. 50 GB е 9, 99 лв. / Месец, 100 GB е 19, 99 лв. / Месец.

2. Синхронизирайте имейла

Имейлът е тук, за да остане (просто попитайте хората от Google Вълна). Тя все още е основното средство за комуникация. И това няма да се промени в близко бъдеще.

Как го правиш

IMAP (Протокол за достъп до Интернет) е ключът тук. IMAP е технология, която ви позволява да синхронизирате имейла си със сървър, вместо да го изтегляте на компютъра си. И това означава, че имате достъп до всички имейли от други компютри и смартфон. Чрез съхраняването на локално копие на вашия лаптоп можете да работите и с вашия имейл офлайн.

Има много начини за това. Препоръчвам ви да използвате отличното обслужване на Gmail. Можете да създадете безплатен профил в Gmail и да го използвате като централен център за синхронизиране. Ползата от използването на Gmail е, че те поддържат широк спектър от мобилни устройства, така че можете да получите имейла си и на своя смартфон. Друго предимство е способността на Gmail да събира и изпраща имейли и от други имейл акаунти, независимо дали е поща или друг имейл клиент.

Всички съвременни имейл клиенти поддържат IMAP (някои по-добре от други).

Накратко, стъпките за настройване на синхронизирането чрез IMAP са:

  1. Създайте профил в Gmail и активирайте IMAP (в настройките).
  2. Конфигурирайте Gmail да събира и изпраща имейли от другите ви имейл адреси.
  3. Настройте имейл клиентите си (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Windows Live Mail и т.н.), за да се свържете с профила си в Gmail чрез IMAP.
  4. Настройте имейл клиентите си, за да изпращате и имейл от другите си имейл адреси.
  5. Настройте мобилните си устройства, за да говорите с профила си в Gmail.

Къде да го получите и цена:

IMAP е технология и се поддържа от повечето (ако не всички) имейл клиенти. Така че можете да използвате любимия си имейл клиент или дори комбинация от имейл клиенти.

Можете да получите безплатен профил в Gmail на адрес www.gmail.com.

Ако искате подробни инструкции как да настроите това, ще намерите лесни за употреба илюстрирани ръководства на Easy-Email.net (безплатно за 1 имейл адрес, $ 37 за няколко имейл адреса).

3. Синхронизирайте контактите и календара

Срещаме повече хора от всякога. И ние имаме повече начини да общуваме с тези хора от всякога. Затова трябва да продължим да поддържаме информацията за контакт.

И като станахме по-заети и по-натоварени, имаме нужда от нашия календар по всяко време.

Как го правиш

Има много начини за синхронизиране на вашите контакти и календари. Повечето от тях са достатъчни за синхронизация от точка до точка, така че ако използвате само един компютър и един телефон, лесно можете да синхронизирате и двете. Но след като броят на компютрите се увеличи, става по-трудно да се поддържа всичко в синхрон.

Както при електронната поща, най-добрият начин да избегнете главоболие е да използвате Gmail като централен център за синхронизиране. Gmail може да се синхронизира с повечето устройства.

Откъде да го получите и цена

Мобилни устройства:

  • Добра отправна точка за синхронизиране на контакти между Gmail и телефона ви е тук: www.google.com/mobile/sync
  • Goosync: www.goosync.com (безплатна услуга, Lite услуга £ 8.99 / година, премия услуга £ 19.95 / 12 месеца)

За Outlook 2003, 2007 и 2010:

  • Друга връзка: www.companionlink.com ($ 39.95)
  • Plaxo: www.plaxo.com (45 €)
  • Soocial: www.soocial.com (Безплатно ограничено обслужване или $ 3.99 / месец или $ 39 / година)
  • gSyncit: www.daveswebsite.com/software/gsync (19, 99 щ.д. на компютър)

Thunderbird:

  • gContactSync: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/8451/ (безплатно)
  • Зиндус: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/6095/ (безплатно)
  • Контакти в Google: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/7307/ (безплатно)
  • Календар на Google Календар: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/70768/ (безплатно)
  • Светкавица: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/2313/ (безплатно)
  • Доставчик на Google Календар: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/4631/ (безплатно)

Apple Mail:

  • Вградена функционалност в последните версии на Apple Mail (безплатно)

Ако искате подробни инструкции как да настроите синхронизирането на контактите и календара между вашия имейл клиент и Gmail, можете лесно да ги следвате, илюстрирани ръководства от Easy-Email.net ($ 10 или $ 1 в комбинация с Ръководство за разширени приложения). Налице е за Outlook 2003, 2007, 2010, Apple Mail и Thunderbird.

4. Синхронизирайте интернет маркерите

Колко пъти сте търсили този сайт, който знаете, че сте запазили маркер само преди няколко дни? Само за да откриете, че сте го запазили на другия компютър!

Страхотна новина! Xmarks все още е жив и рита! (Беше докосване и преместване за известно време)

Как го правиш:

Просто инсталирате xmarks във всичките си интернет браузъри, настройте си сметка и забравите за него. Лесно!

Xmarks може дори да си спомни кои раздели сте отворили! (Premium версия)

Къде да го получите и цена:

Отидете на www.xmarks.com.

Безплатно за интернет браузъри, $ 12 на година за мобилни устройства / премия версия.

5. Управление и синхронизиране на пароли

Загрижени ли сте за кражбата на самоличност? Не мога да си спомня паролите? Повторно използване на пароли и потребителски имена в различни уеб сайтове?

Как го правиш:

Създавате профил с Lastpass. Всеки път, когато се регистрирате за нов сайт, Lastpass ще ви предложи да генерира силна парола за вас и да я съхранявате сигурно, така че само вие имате достъп до нея. Следващия път, когато посетите сайта, Lastpass ще попълни данните за вход за вас. Това е много по-сигурно от съхраняването на данните за вход в браузъра ви. Не само сте увеличили значително сигурността си, но и сте направили живота си по-лесен!

Просто инсталирате Lastpass на всичките си компютри и вашите потребителски имена и пароли автоматично ще бъдат синхронизирани навсякъде. Можете дори да имате достъп до тях чрез интернет.

Сега трябва само да запомните една парола.

Къде да го получите и цена:

Създайте си профил в www.lastpass.com.

Безплатно за интернет браузъри, $ 1 на месец за мобилни устройства.

Допълнителен съвет за малкия бизнес

Провеждаме малък бизнес с двама души. Пишем ръководствата за Easy-Email и управляваме уеб сайта. В компанията използваме Dropbox, Easy-Email и Lastpass, за да споделяме всичко, свързано с компанията. Това означава, че можем да работим върху едни и същи документи, да отговаряме на всеки друг имейл, когато някой е на линия и да има лесен достъп до всички наши фирмени влизания за нашите 40+ уеб сайтове. Няма проблем!

заключение

Надявам се, че това ще ви помогне да спестите караница и да увеличите ефективността си. Както вече споменахме, използваме всички тези инструменти ежедневно в нашия бизнес и бих искал да мисля колко време бихме загубили, ако трябваше да се върнем към начина, по който преди това работехме.

Така че продължете напред и извадете изгубените си парченца от пъзела, след което можете да се отървете и да се насладите на свободата да изчислявате отвсякъде.