Опитали ли сте някога да копирате (Ctrl + c) и да вмъкнете (Ctrl + v) някаква информация от уеб страница или имейл в документ с думи, само за да не се появи вложеното съдържание в същия стил като останалата част от документа? Причината за това е, че оригиналното HTML форматиране в копираното съдържание се запазва в процеса.

За щастие има начин да поставите съдържание без да запазвате първоначалното форматиране; тази функция се нарича "Специално поставяне". Тя също така предлага някои полезни опции при поставянето на изображения в документ. Можете да поставите специален файл, като натиснете "Ctrl + Alt + V" в пакета Microsoft Office и редица други приложения. Тази статия ще ви покаже как Paste Special може да се използва в две от най-популярните приложения на Office - Word & Excel. Моля, имайте предвид, че това ръководство е пригодено за Microsoft Office 2010 и по-нови.

Microsoft Word 2010 или по-горе

Копиране на текст от уеб страница или електронна поща в Word документ

1. След като сте копирали някакъв текст от уеб страница в клипборда (Ctrl + C) в Word документ, отидете до Home и изберете стрелката по-долу Paste - Paste Special (или натиснете Ctrl + Alt + V).

2. Диалоговият прозорец "Специално поставяне" ще се появи по следния начин:

3. По подразбиране опцията HTML формат се откроява, докато копираме текст от уеб страница. Ако продължихме да поставяме с избраната опция, копираният текст ще запази форматирането му в HTML формат и най-вероятно ще изглежда напълно несвързан в документа, както е показано на изображението по-долу.

4. Вместо това изберете опцията "Неформатиран текст", за да премахнете html форматирането и да го зададете на настройките по подразбиране в документа.

Копиране на изображения от уеб страница или имейл в Word документ

1. Ако компилирате изображения в документ от Интернет или електронна поща, може да възникне проблем, когато копираното изображение е голям файл. Например изображенията, вградени в прикачените към имейл файлове, обикновено са bmp (bitmap) файлове, които са едно от най-качествените файлове с изображения, налични. За да се намали качеството на графиките, може да се използва Paste Special. Диалоговият прозорец "Специално поставяне" ви дава следните опции:

2. Вместо копиране на изображението в html формат, както е посочено по-горе, изборът на друг вид формат на изображение, като GIF, PNG или JPEG, гарантира, че графичният размер на изображението е намален. В резултат на това, общият размер на файла се свива, което е много полезно, ако изпратите по имейл документа.

Microsoft Excel 2010 или по-горе

За тези от нас, които редовно се бъркат в електронни таблици, Paste Special може да бъде голяма полза за производителността. Няколко специални техники за поставяне, специфични за Excel, са показани по-долу.

Прехвърляне на данни

1. Сравнително общ проблем с изчистването на данни в Excel е транспонирането на данни. Например, за да направите колоните на данните ни в редове, маркирайте оригиналните данни и натиснете "Ctrl + C".

2. Придвижете се до празна област на данните в електронната таблица и натиснете "Ctrl + Alt + V". Що се отваря "Специално поставяне", кликнете върху "Транспортиране".

3. Транспортирано копие на таблицата ще се появи в електронната таблица.

Автоматични изчисления

Paste Special може да се приложи, когато е необходимо, за извършване на прости изчисления като умножаване, изваждане или добавяне на множество клетки едновременно. В примера трябва да извадим 20 от стойностите в B3-B10.

1, В празна клетка въведете стойност 20 и натиснете CTRL + C

2. Маркирайте клетките B3-B10 и натиснете CTRL + ALT + V. В диалоговия прозорец Paste Special (Специално поставяне), изберете Subtract (Изваждане) под заглавието Operation (Работа). Кликнете върху OK.

3. Клетките А1-А20 сега са 20 извадени от общите им стойности.

3. Форматиране на графики

Ако трябва да покажете няколко диаграми, то е важно цветът, шрифтът и везните да са еднакви. Въпреки това, оформянето на всяка графика, за да съответства, може да стане изключително досадно. За щастие, Paste Special идва отново удобно.

В примера по-долу искаме да преобразуваме графиката Зеленчукова тълпа така, че да прилича на диаграмата на плодовете Tally.

1. Изберете диагоналната диаграма и натиснете Ctrl + C. Изберете графичната лента и въведете Ctrl + Alt + V.

2. Когато се отвори диалоговия прозорец "Поставяне на специални", изберете Формати.

3. Графиката на лентата за зеленчуци Tally вече е форматирана така, че да прилича на пити диаграма като Fruit Tally.

заключение

Както илюстрират примерите по-горе, Paste Special може да доведе до някои големи подобрения на производителността. Усложнените или повтарящи се задачи за форматиране, особено в електронни таблици в Excel, могат да бъдат решени с обикновено натискане на бутона в повечето случаи. Докато споменаваме само използването му в Microsoft Office, той може да се използва и в много различни приложения, включително Gmail. Препоръчваме ви да го опитате следващия път, когато копирате текст от Интернет в документ с думи. Моля, публикувайте в коментарите по-долу, ако имате някакви въпроси.

Кредит на изображението: Поставяне на копиране по време на копиране