Понякога, когато изтегляте документ от Интернет, ще забележите, че той пристига във формат .PDF. Може да сте забелязали също, че е трудно (ако не и невъзможно!) Да го редактирате и изисква от него да се отвори собствен читател. За по-новите потребители това може да изглежда като объркващ избор на типа файл. Защо хората използват PDF файлове? Не би ли нещо подобно .DOCX файл по-добре?

В действителност PDF файловете са много полезни при това, което правят! Те са били начин за изпращане на документи по-дълго от цифрово и не виждайте никакви признаци, че скоро ще си тръгвате. Защо хората използват PDF файлове при изпращане на документи и къде можете да ги използвате в ежедневието си?

Свързани : Запазване на файлове като PDF в Windows 10 без допълнителен софтуер

Ползите от PDF файлове

За да обясня, нека да се върнем към въпроса " няма да се .DOCX файлове бъде по-добре. "Проблемът тук е, че всички ще се оправят с използването на DOCX файл на техните устройства. DOCX е разширение на файла, произхождащо от Microsoft Word. Ако други хора искат да отворят документа, те или трябва да използват Word, или да използват текстов редактор, който може да отваря / импортира DOCX файлове. Дори и да могат, форматирането може да се сбърка в процеса. Това прави нещата малко трудни, за да се уверите, че всеки може да прочете документа.

За щастие, много операционни системи имат пълна поддръжка за PDF документи. Това означава, че не е нужно да създаваме един документ, особено за потребителите на Microsoft Windows, един за iOS, един за Linux - можем просто да го сложим в PDF файл и всеки да го прочете.

Кога да използвате формат .PDF

По този начин най-доброто време за използване на PDF файл е, когато нямате представа каква операционна система ще бъде отворен файла. Кажете, че пишете наръчник за уеб сайт, който потребителите да изтеглят. Този уебсайт може да бъде посещаван от хора на Windows, iOS, Linux и мобилни устройства, така че трябва да се погрижим за нуждите на всеки. В този случай използването на .PDF формат потиска всеки, без да прави нещата сложни.

Още по-добре, когато хората изтеглят наръчника, той може автоматично да се отвори в браузъра на потребителя. Браузърите като Chrome и Firefox имат вградени PDF зрители, така че хората да могат да четат документа ви бързо и лесно.

Също така е чудесно, когато изпращате документи по имейл. Когато искате да изпратите документ (като резюме) на някого, можете да използвате DOCX файл, за да направите това. Това може да е наред, ако получателят е на компютъра си, но ако те са излезли и наоколо по телефона, може да е трудно за тях да прочетат документа. В тази ситуация може да искате да прикачите PDF версия, за да покриете всички бази.

Свързани : Как да създадете PDF с изпълними формуляри в LibreOffice

Недостатъци на формат .PDF

Ако някой ви е изпратил документ във формат .PDF и искате да го редактирате, вече сте изпитали един от основните недостатъци! За да се показва на няколко операционни системи, PDF файлът е по-скоро като цифрово заснемане на оригиналния документ, отколкото едно действително. Като такъв, редактирането на DOCX файл спрямо PDF файла е донякъде подобно на редактирането на текста на бяла дъска, в сравнение с редактирането на снимка на тази бяла дъска. Възможно е, но много по-трудно!

Когато не използвате .PDF формат

Не използвайте .PDF формат, когато искате "жив документ", който други могат да редактират. Можете да добавяте полета за редактиране в PDF файл, но за редактиране в пълен размер .PDF форматът не е идеален. Надяваме се, ако работите с други хора, ще разберете какви операционни системи използват и ще се съгласят на файлов тип, който е подходящ за всички. Най-малкото всеки може да използва услуга за документи, базирана на облак, като Google Документи. Запазете PDF файлове, когато имате нужда от всички, за да можете да четете документ; не го използвайте, когато всички трябва да могат да го редактират .

Решения за документите

Като се има предвид колко различни са от другите документи, това може да бъде объркващо защо. PDF форматът се използва изобщо. Сега знаете защо и как се използват, както и някои случаи, в които е по-добре да ги оставите.

Колко използвате PDF файлове в ежедневието си? Кажете ни по-долу!