Странно е да видим колко бързо нашите технологични решения преминават от солидно цифрово решение до крехък цифров проблем. Вземете имейли например. Да имате имейл акаунт означава, че никога няма да загубите съобщение, че сте изпратени, нали? Недостатъците са, че никога няма да намерите наистина съобщение, след като количеството имейли, които съхранявате, се покачва и по принцип цялата поща се съхранява на едно място на вашия компютър и е толкова уязвима за загуба.

Разбира се, възможно е компютърът ви да бъде архивиран (а вие наистина трябва да го направите, ако сте разбрали, че не го правите), но резервирането е едно - възстановяването на имейлите ви отново в програмата ви за електронна поща е друга.

Правейки го на ръка

Най-бързият и лесен начин за архивиране на важни имейли е, разбира се, да ги изтеглите в папка и да ги съхранявате на USB устройство. Повечето програми за електронна поща на повечето платформи ще отворят свободно съобщение, което вероятно ще включва всички прикачени файлове. Това е добре и добре, но това, което се отнася до имейл клиент, е, че той съхранява вашите имейли в (теоретично) база данни за търсене. Свободната колекция от файлове в папка осигурява данните, но в никакъв случай не е ресурс, който може да се търси.

Можете да сте малко по-организирани за това и да плъзнете имейли за активиране на акаунта, серийни номера на продуктите, постъпления от покупки и т.н., но това е малко болка, за да се наложи да се запази всичко, което ръчно се актуализира.

Безплатни решения

Решението е услуга за архивиране на имейл. Тук ще намерите много услуги, но повечето са много корпоративни в тон. Има някои, по-специално популярното решение за MailStore, което предлага безплатна версия на корпоративния софтуер за домашна употреба.

Това е много по-добро решение за запазване на вашите имейли в безопасност, а не само безопасно, но и достъпно. Освен че можете да архивирате имейлите си на отдалечено дигитално местоположение, можете да възстановите имейлите си точно там, където са произлезли от клиентския ви софтуер. Можете също да търсите имейлите в резервното копие за съответните подробности като подател и дати.

Най-големият възможен начин да използвате специална архивна услуга за електронна поща, а не общото резервно копие на място или да го правите ръчно, е проста: Вашите имейли са не само търсени, но и възстановими. Като странична полза, това също така означава, че запазването на вашите имейли, съхранявани във външна база данни, улеснява мигрирането на вашите имейли. Ако промените компютрите, например ако надстроите основната си машина, един от най-големите източници на болка трябва да стартира вашия имейл клиент от нулата, без да има достъп до вашата поща.

С резервно копие на място, което може лесно да се възстанови на всеки клиент, можете просто да изтеглите всички имейли от шефа си, съпругата си, основния си доставчик на софтуер и да продължите, сякаш нищо не се е случило. Това е много по-лесно, отколкото разгръщането на инструментите за експортиране и импортиране чрез електронна поща или на хакерски бази данни, които са стандартно решение за дълго време.

Тъй като се движим до времето на цялата работа и домашния живот, които се съхраняват в имейл, има смисъл да се предприемат стъпки, за да се осигури това.

В практиката

Използването на Mailstore като пример е много лесно за използване. След като софтуерът бъде изтеглен и инсталиран, при стартирането му сте изправени пред табло за управление.

Отляво има подробен списък с всички отчети, които можете да направите.

В центъра имате горещи връзки за често срещани задачи.

И отдясно имаш таблото си за управление.

За да започнете, трябва да кликнете върху връзката "архивен имейл" в централната колона. Това ще ви отведе до архивния панел за електронна поща.

Архивите се управляват от "профили", така че всеки имейл, който искате да създадете резервно копие, трябва да създаде профил. Направете това, като въведете имейла си в полето за създаване на потребителски профил или изберете конкретен протокол от падащото меню за разширения.

Ще бъдете помолени да въведете паролата си, за да упълномощите достъпа.

След като софтуерът е проверил имейл адреса ви в интернет, за да го потвърди, новият ви профил ще бъде създаден.

В таблото за управление ще бъде създаден потребителски профил и вече можете да кликнете два пъти върху него, за да бъде архивиран от сървъра в устройството ви.

Забележка: Тъй като софтуерът разговаря директно с пощенския ви сървър, тази архивна машина дори не трябва да е вашата електронна поща, която е полезна за резервни копия извън сайта.

След като това стане, вашият имейл ще бъде архивиран и може да се търси с помощта на софтуера Mailstore.

заключение

Надяваме се това да ви даде някои идеи, които да ви помогнат да почувствате, че вашите имейли са ресурс, а не купчина боклуци. Безсмислено е да ги лежите, освен ако не можете да стигнете до онези, от които се нуждаете, и архивирането на имейли със сигурност е стъпка в правилната посока.

Ако имате някакви мисли за архивирането на имейли, моля, уведомете ни в коментарите по-долу.

Снимка кредит: Юрий Samoilov